Wofür brauchen wir Standards zum Datenaustausch im HR-Bereich?

Personaldaten liegen oft in verschiedenen Systemen vor. Das ist auch nicht schlimm, wenn es Schnittstellen zum Austausch von Daten gibt. Aber es ist aufwändig zu definieren, welche Daten wie ausgetauscht werden. Wenn Software-Anbieter sich auf ein gemeinsames Format einigen, geht es schneller. Standards im HR-Bereich existieren, insbesondere für den Datenaustausch.

Täglich haben wir mit Daten zu tun: unsere Stellenanzeigen bestehen daraus, Kandidaten stellen sie uns in ihrer Bewerbung zur Verfügung, Mitarbeiterdaten legen wir in der Personalakte ab und benötigen sie für Lohn- und Gehaltszahlungen. Diese Daten werden meist in einem System erfasst und verarbeitet, zum Beispiel in einer Bewerbermanagement-Software. Von Zeit zu Zeit müssen diese Daten aus dem System heraus, um sie in ein anderes System wieder hineinzukriegen. Hier kommen Schnittstellen ins Spiel. Eine Schnittstelle verbindet zwei Systeme miteinander, so dass sie Daten austauschen können.

Kommunikation der Systeme

Damit das „empfangende System“ weiß, welche Daten es erhält, braucht man eine Schnittstellen-Spezifikation. Hier wird festgelegt, welche Daten übertragen werden, welche Programmier-Methoden dafür verwendet werden (Syntax), wie die Wertebereiche heißen sollen und was sie bedeuten (Semantik). So ein System weiß nämlich nicht von allein, dass beim Adressfeld Max Müller „Max“ der Vorname und „Müller“ der Nachname ist. Das muss das „sendende System“ mitgeben, das „empfangende System“ muss den Inhalt erkennen. Die Spezifikation für den Namen ist in einem Konstrukt zu finden, das ungefähr so aussieht:

Beispiel für HR XML und JSON, © milch & zucker

Während es beim Namen noch vergleichsweise einfach ist, werden Daten zu Anforderungen, Personennummern und vielem anderen in jedem System etwas anders (z.B. Feldbezeichnung, hierarchische Anordnung, etc.) abgespeichert. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Software-Anbieter sich auf die Programmierung von Schnittstellen einlassen und sich über die Methoden verständigen.

Standards harmonisieren den Datenaustausch

Zum Glück können Hersteller von HR-Software-Systemen auf ein gemeinsames „Vokabular“, auf gemeinsame Methoden und Funktionen zugreifen, also auf spezielle Standards im HR-Bereich für den Austausch von Daten. Es gibt Standards für den Austausch von HR-Daten des internationalen HR Open Standards Consortiums (www.hropenstandards.org). Sie erleichtern durch eine vordefinierte Form der Spezifikation das Erstellen von Schnittstellen. Das führt zu wesentlich geringerem Aufwand in der Programmierung. Wenn die Struktur der Daten von vornherein feststeht, können wiederkehrende Elemente immer wieder gleich beschrieben werden. Die gleiche Art von Schnittstellen kann wiederverwendet werden. Nun braucht nur noch individuell programmiert werden, welche Daten ausgetauscht werden.

Was ist HR Open Standards?

Das seit 1999 tätige HR Open Standards Consortium ist die führende internationale Nonprofit-Organisation für die Entwicklung und Pflege von Standards rund um den Austausch von Daten im Personalwesen. Es veröffentlicht HR-XML- und JSON-Standards zum Datenaustausch. Die Spezifikationen können kostenlos genutzt werden. Sie umfassen neben der Terminologie verschiedene Business-Cases mit Implementierungs-Guidelines, Beispielen und Best Practices. Die Spezifikationen stehen für sämtliche HR-Bereiche zur Verfügung: von Assessment bis Talent Management (siehe Schaubild).

Anwendungsbereiche der HR Open Standards, © HR Open Standards Consortium

Zu den Mitgliedern des Consortiums gehören HR-Software-Hersteller, Arbeitsämter verschiedener Länder, Große Unternehmen, Beratungshäuser, Verbände und Normungsgremien.

Für wen ist der HR Open Standard interessant?

Tatsächlich ist der HR Open Standard auch hierzulande verbreitet. Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie ihn nutzen. Zum Beispiel wenn eine Stellenanzeige an die Bundesagentur für Arbeit oder zu diversen Jobbörsen übertragen wird. Die BA modifiziert den Standard leicht, nimmt ihn aber als Grundlage für ihre eigene Schnittstellen-Spezifikation. Auch die EURES-Datenbank, die Jobbörse der EU, nutzt die Standards des HR Open Standards Consortiums.

Das HR Open Standards Consortium steht Interessierten offen. Ganz unverbindlich kann man Veranstaltungen des Consortiums besuchen, um diese Standards im HR Bereich kennen zu lernen.

SCHLAGWÖRTER: API, DATENAUSTAUSCH, HR OPEN STANDARDS, HR XML, INGOLF TEETZ, JSON, SCHNITTSTELLEN FÜR HR-IT, STANDARDS IM HR-BEREICH